Lors du dernier Comité Central d’Entreprise (décembre 2008) la direction a annoncé la généralisation les « boites à clef », c'est-à-dire les armoires qui permettent de garder trace des utilisateurs des voitures, grâce à un code ou à un badge.

Le système est pratique, certes, mais la conservation des données durant 3 ans (durée conforme aux préconisations de la CNIL) pose évidemment des problèmes.

Trop souvent les titulaires des codes ou des cartes magnétiques sont obligés de permettre à un pigiste ou à un CDD, voir à un collègue ou à un cadre qui n’a pas de « compte », de prendre une voiture.

En cas de PV ou d’accident plus personne ne se souviendra du nom de la personne qui avait réellement « emprunté » la voiture et c’est vers les journalistes « prêteurs » qu’on se retournera.

Ne donnez plus votre code et exigez que des comptes « CDD/pigistes » soient créés, ou mieux, que des nouveaux comptes soient mis en service à chaque arrivée.

Un journaliste peut utiliser son véhicule personnel en reportage lors des cas suivants :

- indisponibilité d'un véhicule de service,
- transport de passagers ou de matériel lourd ou encombrant,
- absence de transport en commun,
- gain de temps.

Si une ou plusieurs de ces conditions sont remplies, vous pourrez demander à percevoir l'indemnité kilométrique "VPNS" (véhicule personnel pour nécessités de service), dont le montant varie selon la puissance fiscale du véhicule (entre 0,23 et 0,32 € / km) et intègre le coût de l'essence, de la prime d'assurance, de l'entretien du véhicule...
Les péages et parkings sont remboursés sur justificatifs.

Si aucune condition n'est remplie et que vous avez choisi d'utiliser votre véhicule personnel à la place des transports en commun ou d'un véhicule de service, vous percevrez des indemnités kilométriques "VPCP" (véhicule personnel pour convenances personnelles), dont le montant est le même, quelque soit le véhicule (0,12 € / km).
Les indemnités kilométriques VPCP sont exclusives de tout autre remboursement (péage, parking, essence...).

En tout état de cause, le journaliste doit avoir souscrit une police d'assurance personnelle garantissant les déplacements professionnels et en avoir fourni une attestation.